三、签证管理机构的素质要求
为了提高工程签证的质量，笔者认为，承包人应当设立专门的机构管理工程签证工作。有的承包人有项目经理或者项目部负责工程签证工作，有的承包人将工程签证工作交由分公司负责，项目经理仅仅是控制中心，而不是一级核算单位。不论承包人的内部机构如何设计，承担工程签证管理职能的机构应当具备下列素质要求：
1、知识结构签证管理机构不仅要熟悉施工中的技术事宜，还应当有丰富的商务管理经验，能够较好地评估工程签证的经济价值，对于间接影响工程结算费用的工程签证，例如工期签证等，也要给予足够的重视。除此之外，签证管理结构还应当具备一定的法律知识和司法经验，了解工程签证在诉讼中会多大程度上得到法院的支持。
2、责任权利工程索赔在施工管理过程中的利润贡献在逐步提高，工程索赔必须依赖工程签证，该工程签证是工程索赔的基础，这就必须调动工程签证管理机构的积极性。许多承包人已经改变了偏重工程质量和工程工期、忽视工程结算管理的做法，采用科学合理的指标体系对项目经理进行考核管理。还有的承包人增加了工程索赔的效果在整个考核体系中的权重，增加了项目经理对索赔效益的支配权，有效地调动了签证管理机构的积极性。
3、资源支持对工程签证的管理应当满足先算后干、动态评估的要求，改变以前边干边算的做法，杜绝先干后算的做法。要做到这一点，需要签证管理机构能够对设计变更事项迅速反映，及时提出设计变更的追加预算，对有关签证资料随时作出动态评估，评价签证资料的经济价值和在诉讼中被法院支持的程度，在此基础上指定有关的策略。这就要求为签证管理机构提供多方面的、有系统的资源支持，必要时配备丰富的专家外脑，随时为签证管理机构服务。
四、签证管理的流程设计
结合建筑实务和司法实践的经验，提出以下签证流程设计，以期籍此完善工程签证管理。
1、合同分析交底一般情况下，承包人不掌握施工合同的签约主动权，但是承包人与发包人相比，施工管理经验相对丰富。承包人可以对施工合同进行全面分析，找出合同的有利点和不利点，明确合同的设计思路和操作注意事项，并通过“合同交底”(借用“设计图纸交底”的说法)的方式，将这些理解完整地传递给合同履约人员。建筑实务中，有的承包人签订合同和履行合同有两个部门分别负责，互相沟通不力，履行合同的部分不清楚合同设计的有关思想，往往只关注合同的工期、质量、拨款等主要指标，俗称签约履约“两张皮”。通过合同交底可以有效地缓解这一困难。
2、汇总主要签证点在合同分析交底的基础上，汇总施工合同中的工程签证点，区分处分性签证和报导性签证，区分技术签证和经济签证，区分哪些签证分别或共同影响工程工期、成本和费用，有针对性的做好签证准备工作。
3、及时追加变更预算遇到设计变更或者其他原因导致的工程量调整，应当按照先算后干的原则，及时提出调整的工程预算，按期提报工程师进行审核，避免边干边算，杜绝先干后算，以免工程结算时陷入被动。
4、动态评估签证价值根据调整的工程预算，结合其他因素，动态评估一份经济签证的价值，并根据评估结果确定签证策略。
5、认真准备签证证据在向工程师提出签证请求时，要准备相应的证据，供工程师进行审核，同时准备在工程师不予审核或者无法签证的情况下，可以根据其他证据进行索赔。
6、讲究权变和艺术根据工程施工不同环节、双方谈判地位的动态变化、不同签证的价值衡量等综合因素，确定不同的签证策略，与工程师沟通时做到有理有力有节，既要保护承包人在项目上的利益，又要顾全双方的合作关系，还要兼顾承包人的长远发展。
7、准确表达签证含义签证的文意要清楚明白，尽量没有歧义，除非处于技术处理的考虑不得已留下一些伏笔。要注意将双方口头交流中形成的一致意见准确完整地反映在签证资料中，防止“辞不达意”。
8、留存有关签证证据工程签证是索赔的重要证据，一旦谈判不成，势必要诉诸法律。在诉讼中使用的证据均应当提交原件以便核实，因此承包人必须保留工程签证的原件。如果由于特定的原因已经将原件交发包人，应当保留类似的交付证据。如果向工程师报送有关签证申请和证据材料，也应当保留有关的送达签收证据。
五、律师在签证管理中的工作
在判断工程签证价值的众多检验方法中，诉讼因为其特有的对抗性，成为一种最有效的、最终的检验方法。律师作为熟悉诉讼程序的专业人士，如果熟悉工程建设实务和公司经营管理，可以在签证管理中有所作为。
1、培养签证管理人员的法律思维方式律师可以通过座谈、讲座、案例教学等各种方式帮助签证管理人员增强法律意识，培养一种从法律角度看待问题的思维方式，养成通过法定方式维护承包人利益的工作习惯。
2、主持施工合同分析和交底，协助归纳签证点。
施工合同是一份至关重要的法律文件，律师作为专业的合同管理人员，可以主持进行施工合同的分析与交底，使合同履约人员清楚地了解合同地设计思路、合同条款的利弊、履行合同中应当注意的敏感问题等等，协助归纳合同条件和专门条款中的签证机会和签证要求。
3、协助开展签证准备工作律师要协助分析评估可能的签证机会，协助审查签证所需要的证据材料，参与评估签证的经济价值，综合平衡相关要素，采用适当的签证策略，在可能的条件下取得经得起诉讼考验的签证文件。
4、指导履约资料专管施工合同合同履行过程中形成大量的履约资料，其中大部分属于签证资料，承包人应当设专人负责履约资料的管理，律师可以这方面提供专门的指导服务。
5、评估工程争议，代理解决纠纷。
对于履约过程中形成的争议，律师可以参与进行经常性的评估，并根据评估结果采用适当的方式解决争议。对于事实清楚、证据确凿的索赔请求，应当坚持原则，并于必要时诉诸法律，对于合情合理但缺乏证据的索赔请求，则应当及时补充证据，对于其中证据缺失的部分，应当通过谈判、调解等和缓的方式解决，或者在一揽子谈判中作出适当让步促成其他问题的解决。
因此，工程签证管理得如何，将直接决定承包企业效益得好坏，由于工程签证是个专业性极强的内容，需要既懂工程又懂法律的专业人员参予建设项目的整个过程，协助业主和承包商实施严密的工程合同管理措施。可以说，在建筑市场不断竞争的今天，谁掌握了签证与索赔的技术，谁就能获得更高的发展机会、获得更好的经济效益。